Os atos notariais podem ser feitos por instrumentos públicos ou particulares, dependendo de sua natureza. Instrumentos particulares são feitos em documentos individuais, assinados pelas partes, legalizados na forma da legislação do país onde se originaram, quando assinados por estrangeiros, e, a seguir, para produzirem efeitos no Brasil, legalizados pela Autoridade Consular brasileira. Instrumentos públicos são aqueles lavrados nos Livros da Repartição Consular, dos quais qualquer brasileiro pode requerer certidão.

A Autoridade Consular poderá, ainda, reconhecer as assinaturas de brasileiros que comprovem sua nacionalidade ou de estrangeiros portadores de RNE válido, desde que compareçam à Repartição Consular, sendo dispensada a legalização do documento por autoridade local (no caso de documento de jurisdição diversa, somente após autenticação prévia por parte de autoridade da Chancelaria local, ou de notário público local).

Nos casos em que, para produzirem efeitos no Brasil, seja necessária a lavratura de instrumentos públicos de que participem solidariamente ou não, brasileiro e estrangeiro (salvo no caso indicado no próximo parágrafo, in fine), ainda que se trate de casal, deverá a Autoridade Consular recomendar às partes a feitura de instrumento público ou particular, de acordo com a legislação do país-sede da Repartição Consular. Cumprida essa formalidade, a Autoridade Consular legalizará o documento na forma usual e, em seguida, instruirá os interessados a promoverem a transcrição do instrumento em Cartório de Registro de Títulos e Documentos no Brasil.

Os estrangeiros devem sempre lavrar suas procurações perante os notários do país, ou fazê-las legalizar por eles. As assinaturas dos notários deverão ser reconhecidas, posteriormente, pela Autoridade Consular. Os portadores de RNE válidas poderão lavrar suas procurações junto à Repartição Consular.

Para produzirem efeitos em Repartições da União, dos Estados ou em qualquer instância, Juízo ou Tribunal, todos os documentos de procedência estrangeira deverão ser legalizados (“Para que um documento originário do exterior tenha efeito no Brasil é necessária a legalização pela Autoridade Consular brasileira, do original expedido em sua jurisdição consular, seja por reconhecimento de assinatura, seja por autenticação do próprio documento”), traduzidos no Brasil por tradutor público juramentado e feita a transcrição em Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

Os títulos, documentos e papéis escritos em língua estrangeira, uma vez adotados os caracteres comuns, poderão ser registrados no original, para efeitos de conservação ou perpetuidade. Para produzirem efeitos legais no Brasil e para valerem contra terceiros, deverão observar as instruções previstas no parágrafo anterior. O mesmo procedimento será observado em relação as procurações lavradas em língua estrangeira.

Se a outorga uxória ou marital for necessária à validade do ato jurídico, objeto da escritura, deverá intervir o cônjuge, cuja outorga é necessária, e a qualificação dele deverá constar no assento. Se o cônjuge for estrangeiro a outorga deverá ser feita em documento separado, fora da Repartição Consular.

Se alguma das partes for representada por procurador, a procuração apresentada será assim mencionada: "A (qualificação de A), representado por B (qualificação de B), nos termos da procuração lavrada às fls ............ do livro nº ................ do Cartório ................, que fica arquivada neste Consulado (ou Consulado Geral, Vice-Consulado, ou nesta Embaixada)".

A Autoridade Consular não deverá opinar sobre o conteúdo de ato jurídico que lhe caiba lavrar, salvo se lhe parecer contrário ao direito, à legislação brasileira ou à legislação local, ficando a lavratura da escritura pendente de consulta à Secretaria de Estado.

Pela expedição de atestados de vida deverão ser cobrados os emolumentos do item 510 da Tabela de Emolumentos Consulares e os do item 520 para quaisquer outros atestados ou certificados expedidos pela Autoridade Consular.